Mange bedrifter driver store deler av virksomheten i regneark. Det fungerer — helt til det ikke gjør det lenger. Når flere skal jobbe i samme fil, når ingen helt vet hvilken versjon som er riktig, og når små feil får store konsekvenser, har Excel vokst forbi det det er laget for.
Tegn på at regnearket har vokst forbi seg selv
- Flere personer redigerer samme fil og overskriver hverandre
- Det finnes mange versjoner med nesten samme navn
- Samme informasjon tastes inn flere steder
- En enkelt feil i en formel forplanter seg overalt
- Bare én person «kan» arket og tør å endre det
Hva et enkelt internt system løser
Et internt system samler dataene ett sted, med en database under. Flere kan jobbe samtidig uten å ødelegge for hverandre, hver bruker ser det de skal, og informasjonen er strukturert slik at den kan søkes i og rapporteres på.
Du trenger ikke bygge alt på en gang
Den vanligste feilen er å forsøke å erstatte alt med ett stort system med en gang. Det blir dyrt og lite brukt. Start med den ene rutinen som koster mest tid, få den til å fungere, og bygg videre derfra.
Slik kan en overgang se ut
- Vi ser på regnearket og rutinen rundt det
- Vi finner det viktigste å løse først
- Vi bygger en avgrenset førsteversjon med database og innlogging
- Dere tester den i praksis
- Vi bygger videre på det som faktisk trengs
Et regneark er en god start. Men når flere skal samarbeide om de samme dataene, er et enkelt system ofte både tryggere og raskere.
Les mer om webapplikasjoner og systemer, eller om hva et mindre skreddersydd system koster.